上海應翔資產經營有限公司

檔案管理細則

（試行）

為提高公司檔案工作水平，充分發揮檔案在公司治理、改製重組和企業文化建設等方面的作用，根據《意昂4平台檔案工作條例》上應檔〔2019〕2 號🦡、《工業企業檔案分類試行規則》（國檔發[1992]20 號等文件精神，結合公司工作實際🚎，特製定本細則。

一、公司檔案的定義

公司檔案是指公司董事會、黨政班子、經營、科研以及其他各項活動中直接形成的對公司及各子公司有保存價值的各種文檔🧦、圖片、實物、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄🥛。

二、公司檔案工作的機構與人員設置

公司檔案工作接受意昂4平台檔案館的業務指導、監督和檢查。公司檔案工作由辦公室負責，並由1名辦公室工作人員兼職管理公司檔案室和具體檔案工作。公司本部各部門負責人及下屬全資公司的主要領導為本部門檔案工作的第一責任人，公司本部各部門和下屬全資公司須指定1名職工為兼職檔案員，具體負責本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作。

三、公司檔案室的建設要求

公司檔案室是永久保存和提供利用檔案信息資源的場所🙅🏽‍♀️，參考《意昂4平台檔案庫房安全保密製度》的要求📙，檔案室應具備符合永久保存檔案的庫房條件，配備必要的裝具、設施，符合防潮🔓、防火、防盜、防有害生物的要求🤏🏿，確保檔案的完整與安全🐟。

    四、檔案立卷歸檔主要內容及保管期限

歸檔內容包括但不限於：

1、上級對公司（含下屬全資公司）工作的文件

2🏌️‍♀️🧑‍🚀、公司向各級領導及部門的請示及批復

3🦚、公司（含下屬全資公司）的計劃、總結及報告

4、公司（含下屬全資公司）的統計年報表

5、公司（含下屬全資公司）工作的黨政聯席會等會議記錄

6、公司董監高人事變動材料

7🚛、公司董事會文件材料

8🛌🏻🦠、公司年度財務報告、審計報告

9、公司簽訂的合同🦹🏽‍♂️、協議等

 10、公司國資保值增值預算、決算指標

 11、公司黨務、教代會🙍‍♀️、工會工作

 12💇🏼、公司（含下屬全資公司）管理製度

 13⇾、公司新錄用人員的人事檔案

 14、各類先進的材料

 15👩🏿‍🍼、工程建設有關的工程資料🕜、項目合同、工程圖紙等🦶🏻。

檔案立卷和分類編號方法參考《意昂4平台檔案立卷工作的要求和方法》執行🐽，保管期限分為永久、長期和短期3個期限。

五、檔案移交時間

公司檔案按照自然年度歸檔👨🏽‍🎓。每年3月31日前🧓🏽，本部各部門和下屬全資公司把應歸檔的各類文檔🫶💝、圖片🫷🏿、實物🧈、聲像等整理完畢，向公司檔案室移交。每年5月30日前，公司移交應提交給意昂4平台檔案館的檔案。

六😪🙆🏽‍♂️、 檔案級別的劃分

檔案等級劃分機密文件和普通文件兩級，涉密文件的界定須經分管辦公室的公司領導審批，涉密文件須強化保管。       

七、各部門及下屬全資公司自行存檔的工作要求

各部門及下屬全資公司應在日常工作過程中應註重及時進行文件歸檔，例如會議紀要、業務函件、租賃商戶信息、客戶業務信息🧝🏽😵‍💫、招投標文書🤵🏿、銷售報表等🫲。此類歸檔文件須妥善保存在各部門及下屬全資公司的辦公室。

八、檔案調閱管理

調閱檔案要履行調閱手續，填寫《檔案調閱單》，審批通過後，在填寫《檔案調閱記錄》後方可進入檔案室查閱或調閱資料。調閱“加密”的文件檔案🧑‍🎄💏，須公司兼職檔案管理人員、辦公室主任和分管辦公室的公司領導三級簽字確認🧔🏼‍♀️。

九、本管理細則由公司辦公室解釋🚻，自發布之日起執行✍️。

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